Wenn drei Angebote für dieselbe Website weit auseinanderliegen, heißt das selten, dass zwei Agenturen falsch liegen. Meist hat jede etwas geschätzt, das im Briefing fehlte. Dieser Beitrag richtet sich an Programm- und Kommunikationsverantwortliche, die die Leistungsbeschreibung schreiben und anschließend die eingehenden Angebote vergleichen müssen.
Wozu die TOR dienen
Das Beschaffungshandbuch der Vereinten Nationen beschreibt eine Leistungsbeschreibung (TOR) als „eine Beschreibung des Leistungsumfangs für Dienstleistungen, die in der Regel die zu erbringende Arbeit, das Qualitäts- und Aufwandsniveau, den Zeitplan und die zu liefernden Ergebnisse angibt“. Es ergänzt, dass ein Anbieter durch dieses Dokument oft zum ersten Mal und vor allem erfährt, was Sie brauchen, und dass klare Vorgaben das Risiko auf beiden Seiten begrenzen.
Das Handbuch warnt in beide Richtungen. Überspezifizierung „kann die Preise erhöhen und/oder die Zahl der Angebote verringern“. Unterspezifizierung ist der umgekehrte Fehler: Wesentliche Informationen fehlen. Bei einer Website ist dieser zweite Fehler der teure. Eine Agentur, die nicht erkennen kann, wie viele Inhalte zu übernehmen sind, schlägt entweder einen großen Puffer auf oder bietet niedrig an und kommt später wieder.
“Wenn zwei Angebote voneinander abweichen, fragen Sie, wovon jede Agentur ausgegangen ist. Die Lücke liegt meist im Briefing.”
Was Sie vor dem Versand zählen sollten
- Seitentypen, nicht Seiten. Führen Sie die Vorlagen auf, die Sie brauchen: Startseite, Artikel, Dokument, Veranstaltung, Land. Die Kosten für Design und Umsetzung richten sich nach der Zahl der Typen, nicht der Seiten.
- Was umziehen muss. Wie viele Seiten und Dokumente auf der aktuellen Website liegen und welche zurückbleiben können. Zählen Sie möglichst aus dem Content-System, denn ein Crawl übersieht, was nicht verlinkt ist.
- Sprachen. Welche zum Launch, welche später, ob welche von rechts nach links gelesen werden und wer übersetzt.
- Anbindungen. Nennen Sie jedes externe System: Zahlungen, Mailingliste, Dashboards, Single Sign-on. Geben Sie an, auf wen jedes Konto läuft.
- Redaktion. Wie viele Personen die Website aktualisieren werden, wie oft und wie viel Schulung sie brauchen.
- Standards. Das Barrierefreiheitsniveau, eine Grenze für das Seitengewicht, wo die Website gehostet werden darf, und etwaige Datenschutzregeln.
Sagen Sie, wie Sie entscheiden
Laut Handbuch müssen die Ausschreibungsunterlagen die Bewertungskriterien nennen, und die Gewichtung zwischen technischer und kommerzieller Bewertung muss feststehen, bevor eine Angebotsaufforderung hinausgeht. Halten Sie sich daran, auch wenn Ihre eigenen Regeln es nicht verlangen. Agenturen schreiben bessere Angebote, wenn sie wissen, was bewertet wird.
Nennen Sie dann einen Budgetrahmen. Er schwächt Ihre Position nicht. Er zeigt jeder Agentur, welchen Leistungsumfang sie vorschlagen soll, sodass Sie Antworten auf dieselbe Frage vergleichen. Führen Sie eine Fragerunde durch und teilen Sie jede Antwort mit allen Bietenden.